Bevor Sie einen
Telefonservice / ein Telefonsekretariat beauftragen, sollten Sie für sich
bereits einige grundlegende Details festlegen, die Sie von der Dienstleistung
erwarten. Das erleichtert sowohl Ihnen als auch unserem Telefonsekretariat die Art
und den Umfang unserer Zusammenarbeit einzuschätzen. Um Sie bei der Vorbereitung
zu unterstützen, haben wir einige praktische Fragen zusammengestellt:
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Inbound
Nehmen
wir an, sie möchten einen Inbound Telefonservice beauftragen
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Outbound
Nehmen
wir an, sie möchten einen Outbound Telefonservice / Callcenter beauftragen
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Welche
Anrufe (alle oder
nur bestimmte Nummern) sollen entgegengenommen werden?
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Wie
viel Anrufe sollen täglich gemacht werden?
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Wie
viele Anrufe kommen
in der Woche im Schnitt rein?
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Wer
soll angerufen werden?
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- Welche typischen Anliegen haben
meine Anrufer?
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Was
ist das Ziel der Anrufe?
o
Terminvereinbarungen
o
Verkauf
o
Zufriedenheitsanalysen
o
etc.
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- In welchem Umfang soll auf die Anrufe reagiert werden?
o
Weiterleitung
an einen internen Mitarbeitenden
o
Fragen
selbst beantworten
o
Daten in Ihr Unternehmenssystem eintragen
o
Bestellungen
aufnehmen
o
Termine
im Kalender eintragen
o
Termine
verschieben / absagen
o
etc.
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Zu welchen
Zeiten rufen Kunden an?
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Der Erfolg einer
Zusammenarbeit mit einem Telefonservice / Telefonsekretariat hängt auch von
Ihrem Einsatz ab:
Eine hohe Relevanz besteht
darin, dass Sie Backoffice Dortmund ausführlich mit allen Informationen versorgen, die
für eine erfolgreiche Kundenkommunikation notwendig sind. Auf diese Weise
sorgen Sie dafür, dass es an nichts fehlt, um die von Ihnen festgelegten Ziele
zu erreichen. Backoffice Dortmund berät Sie gerne und lässt Sie wissen, was
genau von Ihnen benötigt wird, um die gewünschte Dienstleistung bestmöglich zu
erfüllen.
Ein Telefonservice
für medizinische Einrichtungen (Arztpraxis / Klinik) benötigt für
Terminvereinbarungen beispielsweise Angaben über die Dauer der jeweiligen
technischen Untersuchungen (EKG, Echokardiographie, Ergometer, Röntgen, MRT,
etc.) und ob eventuell Vorbereitungszeiten / Prämedikationen erforderlich sind.